国家标准:全宗单

国家标准:全宗单

1   主题内容与适用范围

本标题规定了全宗单的内容构成、格式及栏目填写方法。

本标准适于各级各类档案馆。档案室可参照执行。

2   引用标准

GB2808全数字式日期表示法。

3   术语

全宗 archives fond

一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆的第一层分类和管理单位。

4   全宗单内容格式

4.1 全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况,全宗内档案成分与数量的统计文件。

4.2 全宗单的内容由全宗情况介绍和档案局成分与数量统计两部分构成。

5   全宗单格式

全宗单设封面和正页。

5.1 全宗单封面格式

5.1.1 封面用纸幅面尺寸规格为A4型297mm×210mm(长×宽)或16开型260mm×184mm(长×宽)(图略)。

5.1.2 全宗单封面页项目

a.名称:全宗单

b.全宗号:馆编数字序号或代字加数字序号。

c.编制单位:编制全宗单的档案馆或其他档案收藏单位名称。

5.1.3  全宗单封面项目位置见图1。(图略)

5.2  全宗单正页格式

5.2.1  正页用纸幅面尺寸规格等于封面用纸幅面尺寸。

5.2.2  正页图文区为表格形式,表1和表2构成。

5.2.3  表格1图文区规格为267mm×165mm(长×宽)或230mm×145mm(长×宽)。

5.2.4  表格1上白边(天头)宽35mm±0.5mm或29mm±0.5mm。

表格1下白边(地角)宽10mm±0.5mm。

表格1左白边(订口)宽20mm±0.5mm。

表格1右白边(翻口)宽10mm±0.5mm。

5.2.5  表格2图文区尺寸规格为267mm×169mm(长×宽)或230mm×145mm(长×宽)。

5.2.6  表格2上白边(天头)宽30mm±0.5mm或29mm±0.5mm。

表格2下白边(地角)宽11mm±0.5mm或10mm±0.5mm。

表格2左白边(订口)宽20mm±0.5mm。

表格2右白边(翻口)宽10mm±0.5mm。

5.2.7  表格内各栏目格式与尺寸见表1和表2。

5.3  本标准推荐使用国际标准A4型纸张,尺寸规格为297mm×210mm(长×宽)。

6    全宗单栏目及其填写方法

6.1  全宗情况介绍

全宗情况介绍栏目包括:全宗名称、全宗名称起止日期、原全宗号、全宗卡片报送情况、检索工具编制种类、缩微及计算机应用情况、备注。

6.1.1  全宗名称

a. 全宗名称应填写全称或规范化简称。

b. 全宗名称(所有曾用名称)按时间顺序分别填写。

c. 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗名称的书写上应加限定词。

例:1.国民政府教育部

2.密云县政府(民国)

3.国民政府(汪伪)外交部

4.礼部(清)

d. 中华人民共和国成立前的个人全宗,在人名后用圆括号注明人物所属时代。

例:1.端方(清)

2.冯玉祥(民国)

蒋中正(民国)

6.1.2  全宗名称起止日期

一般采用公元纪年填写,必要时可以使用朝年或其它历法年号。使用公元纪年年号时按GB2808的规定填写,起止年度之间加“~”。

6.1.3  原全宗号

填写进馆后重新给予编号的全宗原保存单位保存的编号。

6.1.4  全宗卡片报送情况

填写全宗卡片报送日期及送达上级行政机关的名称;全宗情况发生变化后再次报送日期及送达行政机关的名称。

6.1.5  检索工具编制种类

填写本宗有那些类型的检索工具。

6.1.6  缩微及计算机应用情况

全宗档案缩微复制的数量及使用计算机统计、存储、检索等管理情况。

6.1.7  备注

需要对本全宗说明的其它事项。

6.2  档案数量统计

6.2.1  登记日期

收进或移出(移交或鉴定后销毁)档案的时间。填写方法参见6.1.2。

6.2.2  接收或移交单位名称应填写全称或范化通用简称,禁用曾用名称。

6.2.3  档案类别

按档案的不同门类,不同载体顺序填写。

6.2.4  保管期限

按国家有关规定划分为永久、长期、短期三种。

6.2.5  收进档案数量

按档案类别分别填写收进已编目档案和未编目档案的数量。填写内容包括:文书档案的案卷卷数和上架排列长度(米)、大发1分快三档案的卷数和底图的张数、声像档案(影片档案)的盒(盘)数和照片档案(底片)的张数及其它专业档案(城建档案、会计档案、地名档案、人中普查档案、艺术档案等)和各种资料的卷(册、卷)数。

6.2.6  移出档案数量

按档案类别填写移出(移交或鉴定后销毁)已编目档案和未编目档案的数量。填写内容参见6.2.5。

6.2.7  现有档案数量

按档案类别分别填写收入数减去移出后结存的已编目档案和未编目档案数量,填写内容参见6.2.5。

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